Temos muitos clientes que tem nos questionado sobre o que devem fazer nesse cenário de incertezas. No estado de Santa Catarina, no início dessa pandemia, foi determinado pelas autoridades que grande maioria das atividades econômicas deveria ser realizada de maneira remota – trabalho em home office. No entanto, observou-se mais recentemente uma flexibilização dessas determinações que desencadeou uma volta as atividades presenciais em grande parte das empresas.
A dúvida de nossos clientes, que compartilhamos aqui, diz respeito a algumas informações que apontam para uma possibilidade real de uma quarentena mais rígida, retornando então, a prática de home office por grande parte dos trabalhadores. Com essa perspectiva, o que fazer? Essa é a pergunta que muitos empresários estão se fazendo neste momento crítico. Por isso, trataremos deste tema no texto a seguir. Acompanhe!
Nossa orientação para o trabalho em home office
Independentemente da opinião citada abaixo por nossa empresa a respeito dos cenários futuros, é sempre salutar se preparar para eles, considerando principalmente o custo benefício das medidas que possam ser tomadas. Mas como adequar a empresa para trabalhar em home office?
Nessa linha, nossas recomendações para se organizar com o trabalho em home office têm sido do seguinte modo, tanto para empresas pequenas, médias ou grandes:
– Caso sua empresa não possua, solicitar a um advogado ou pesquisar na internet, documentos que sirvam de suporte ao trabalho home office, algo na linha de uma Política de Home Office. No início da quarentena, sabemos que não foi possível implementar esse tipo de providência em razão do curto prazo de adequação para o desenvolvimento dessa modalidade de trabalho, mas agora já é possível pensar nisso com mais calma. Deixar claro quais são as obrigações e direitos dos funcionários, quando da realização de home office, pode-se evitar uma série de problemas operacionais e até, futuramente, trabalhistas.
– Se a sua empresa utilizou o home office no início da quarentena, faça um levantamento junto aos funcionários que utilizaram essa modalidade para conhecer e entender as dificuldades que tiveram. A partir disso, tente eliminá-las ou reduzi-las. Como exemplo, no início da quarentena um de nossos clientes descobriu que alguns funcionários não possuíam internet em casa e tiveram dificuldades em comprar chip de dados para fornecer a quem necessitasse.
– Verifique com o suporte de Informática da sua empresa quais as ferramentas que serão utilizadas para, por exemplo, acesso remoto a estrutura da empresa, suporte e reuniões remotas, etc. A partir dessa definição elabore um documento sobre os procedimentos que os usuários deverão realizar remotamente e, se possível, realize treinamentos a respeito. Muitas empresas tiveram dificuldades com reuniões remotas porque os funcionários não estavam familiarizados com tais ferramentas.
– Nos levantamentos anteriores, identifique também se os funcionários utilizarão equipamentos próprios ou da empresa para o trabalho remoto. Havendo utilização de equipamento do próprio funcionário, estabeleça os requisitos mínimos, como por exemplo, antivírus, atualização de sistema operacional, permissões para instalação de programas, dentre outros. Havendo essa possibilidade de utilização de equipamentos próprios, definir e documentar isto na Política de Home Office.
– Se a sua empresa não possuir, essa pode ser a melhor hora para implementar uma Política de Senhas, fazendo com que as mesmas sejam renovadas periodicamente e possuam alguns requisitos que a tornem mais seguras, como por exemplo, um mínimo de 8 caracteres, utilização de maiúsculas e caracteres especiais (*&%$), defina e implemente bloqueio automático de contas a partir de 3 tentativas de acesso incorretas, e, principalmente, exemplifique e conscientize seus funcionários sobre a motivação para essas políticas.
– Na linha de conscientização dos funcionários é fundamental explicar a todos, a motivação de novas medidas de segurança e dos estabelecimentos de padrões e procedimentos. Faça reuniões e explique a todos os funcionários porque a empresa tomou determinadas atitudes.
Os funcionários deverão estar cientes que, havendo novas medidas de isolamento, todos terão dificuldades inicialmente, sejam gerentes ou funcionários, suporte dos sistemas e informática, dentre outros. A performance percebida durante o trabalho em home office será pior e isso poderá ocorrer por vários motivos.
:: Veja também:
– Reuniões em tempos de COVID-19
– Acesso à internet em tempos de COVID-19
– A importância dos Processos nas empresas
O principal é que nessa situação será utilizado um novo trecho de acesso ao ambiente da empresa, e esse trecho – a internet, já apresentou problemas no início da quarentena, seja porque as operadoras não estavam preparadas, seja porque o acesso doméstico possui limitações ou é compartilhado com outras pessoas que estão baixando vídeos, músicas, etc., dentre outros motivos.
Por isso é essencial que todos tenham um mínimo de empatia em relação aos demais que estejam com dificuldades, da mesma forma que também é essencial que a empresa se mostre aberta a rever medidas a partir de sugestões dos funcionários. Em resumo, ocorrendo um novo isolamento mais drástico que o primeiro, todos teremos dificuldades.
Mas e se não houver uma nova quarentena?
No caso das sugestões acima, o custo de implementação é relativamente baixo e as ações ajudam na criação de um ambiente mais focado em Segurança da Informação, Continuidade de Negócios e também, em adequação a Lei Geral de Proteção de Dados.
Claro que além das medidas acima, existem diversas outras que poderiam ser adotadas. A documentação de processos é uma das atividades essenciais para o caso de algum funcionário estar com dificuldades ou impedido de realizar suas atividades, ainda que remotamente.
Você deve entender as sugestões citadas neste artigo como um mínimo indispensável para facilitar o processo de migração para o home office e que esse mínimo é o primeiro degrau rumo a uma melhor adequação de sua empresa na melhoria da Segurança da Informação e Continuidade de Negócios.